Die Abschlussversammlung

Die Abschlussversammlung ist wie die Gründungsversammlung auch eine vereinsinterne Veranstaltung, die es trotzdem zu planen gilt. Zur ersten Übersicht haben wir euch die Rahmenbedingungen zusammenfassend zusammengestellt: 

• Ort: Grundsätzlich steht euch frei, wo ihr die Abschlussversammlung abhaltet. Da es jedoch ein Raum sein sollte, der groß genug für euch alle ist, bietet es sich an, ein Klassenzimmer eurer Schule dafür zu nutzen.
• Zeitrahmen: Plant ganz grob mit einer Doppelstunde. 
• Teilnehmende: Für den Abschluss des Vereins sollten nach Möglichkeit alle Mitglieder der Schülerfirma sowie eure Lehrkraft dabei sein. Fragt am besten schon frühzeitig ab, welcher Tag dafür am besten bei allen geeignet ist. Ihr trefft euch bereits wöchentlich für eine Doppelstunde? Prima! Nutzt dann einfach den bereits gesteckten Rahmen. 

In der Satzung findet ihr weitere Hinweise, was bei der Mitgliederversammlung zu beachten ist. 

Drei Personen haben vor und während der Abschlussversammlung besondere Rollen: die Versammlungsleitung, die Protokollführung und die Veranstaltungsorganisation.

• Veranstaltungsorganisation: Als Veranstaltungsorganisator oder -organisatorin ist man dafür verantwortlich, dass die Veranstaltung wie angekündigt durchgeführt werden kann, alle da sind und das notwendige Material an Ort und Stelle ist. Die Veranstaltungsorganisation könnt ihr auch wunderbar als Team übernehmen. 
• Versammlungsleitung: Die Versammlungsleitung führt als Moderator oder Moderatorin durch die Abschlussversammlung. Er oder sie leitet in die Agendapunkte ein und koordiniert die Wortmeldungen. 
• Protokollführung: Die Protokollführung ist für die Dokumentation der Abschlussversammlung zuständig. Er oder sie notiert die zentralen Ergebnisse der Versammlung und fasst diese im Protokoll zur Abschlussversammlung zusammen. 

Die Veranstaltungsorganisation geschieht vor der Abschlussversammlung, die Versammlungsleitung und die Protokollfürung werden erst auf der Abschlussversammlung festgelegt. Für alle Positionen könnt ihr euch freiwillig melden oder jemanden vorschlagen, den ihr für die Position am besten geeignet haltet. Ihr könnt natürlich schon im Vorfeld überlegen, wer was machen soll. Dann ist bei der Abschlussversammlung niemand überrumpelt und die Person kann sich auch auf ihre Aufgabe vorbereiten.

Die Veranstaltungsvorbereitung beginnt einige Wochen vor der Abschlussversammlung mit der Terminsetzung. Sucht euch einen Termin aus, der vier Wochen vor den Sommerferien liegt und an dem möglichst alle, aber mindestens die große Mehrheit, Zeit haben. Sobald ihr einen Termin habt, macht ihr euch eine Liste, welche Aufgaben bis zu diesem Datum auf euch zukommen werden. Das kann zum Beispiel die Organisation eines Raumes, die technische Ausstattung sowie Getränke und Essen sein. 

Die Einladung

Eine offizielle Veranstaltung wie die Abschlussversammlung möchte auch einen offiziellen Rahmen haben. Ein ganz wichtiges Element ist deshalb: die Einladung! Auf der Abschlussversammlung sind alle Mitglieder des JUNIOR Unternehmens sowie eure Lehrkraft eingeladen. Damit alle den Termin kennen und sich Zeit nehmen sowie notwendige Vorbereitungen treffen können, solltet ihr allen eine schriftliche Einladung schicken. Dies kann per E-Mail oder als offizieller Brief vier Wochen vor dem Termin geschehen. Eine bestimmte Form müsst ihr nicht einhalten. Wichtig ist lediglich, dass ihr den Ort, die Uhrzeit und bereits eine erste Tagesordnung mitschickt. Ein Muster für die Einladung haben wir in der Seitenleiste verlinkt. 

Festlegung der Tagesordnung

Die Agenda einer Abschlussversammlung ist recht formalisiert und durch das Vereinsrecht festgelegt. Das muss aber absolut kein Nachteil sein, weil ihr so bereits eine Agenda bekommt, die alle notwendigen Inhalte für das Abschlussprotokoll enthält. 

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Elemente der Tagesordnung jeweils mit einer kleinen Erklärung aufgelistet:

1. Begrüßung und Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und der Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung: Zunächst begrüßt ihr alle Personen und schaut, wer da ist. Konnten alle eine Teilnahme einrichten? Wie viele aus dem Team sind heute letztendlich da? Haben alle die Einladung erhalten? Gerade dieser letzte Punkt ist wichtig, um die Beschlussfähigkeit feststellen zu können. Wenn die Einladung rechtzeitig erfolgt ist, ist die Mitgliederversammlung mit allen Anwesenden beschlussfähig. 
2. Bericht des Vorstandes über die Vermögenssituation des Vereins: Nach Feststellung der Beschlussfähigkeit folgt der Bericht über eure finanzielle Situation. Wie viel habt ihr ingesamt im Jahr ausgegeben, wie viel habt ihr insgesamt eingenommen? Wie viel habt ihr dementsprechend noch übrig und könnt dem gemeinnützigen Zweck spenden, den ihr zu Beginn des Schuljahres festgelegt habt? 
3. Bericht des Vorstandes über die Art und Weise der Auflösung des Vereins: Nun schaut ihr auf die Zukunft. Mit der Abschlussversammlung habt ihr bereits den ersten Schritt in Richtung Abschlussversammlung getan. Auf diesen folgen jedoch noch weitere Schritte, die ihr im Vorstandsteam machen müsst. Informiert eure Teammitglieder, was nun als nächstes ansteht und wie ihr weiter vorgehen möchtet. 
4. Beschluss über Zuwendung der Mittel nach § 16 der Satzung: Hierbei handelt es sich um einen formalen Beschluss, den ihr bereits zu Beginn des Schuljahres festgelegt habt. In der Satzung habt ihr einen Verwendungszweck angegeben, an den das übrig gebliebene Geld gespendet werden soll. Damals habt ihr dies festgelegt, ohne zu wissen, wie viel ihr eigentlich spenden könnt. Auf der Abschlussversammlung habt ihr nun bereits in TOP 2 die Antwort bekommen. Tragt hier den guten Zweck ein und stimmt per Handzeichen ab, dass ihr dem Vorstand den Auftrag geben möchtet, das Geld auszuzahlen. Den Empfänger ändern könnt ihr allerdings nicht mehr. 
5. Auflösung des Vereins: Zuletzt kommt der Abschluss des Vereins. Gemeinsam müsst ihr die Entscheidung treffen, den Verein aufzulösen und das Projekt damit abzuschließen. Stimmt auch dafür per Handzeichen ab. Das Abschlussdatum sollte jeweils der Beginn der Sommerferien sein, damit ihr noch genügend Zeit habt, den Verein in Ruhe abzuschließen. Hierfür wird eine Mehrheit von 4/5 der anwesenden Mitglieder benötigt.
6. Anfragen: Die Anfragen sind ein Sammelbecken alle weiteren Anliegen, die ihr noch ansprechen möchtet. Habt ihr noch etwas, was ihr zum Abschluss unbedingt loswerden möchtet? Dies kann zum Beispiel ein Dankeschön an eure Lehrkraft sein oder ein Danke innerhalb des gesamten Teams für die erfolgreiche Zusammenarbeit im ganzen Jahr. 

Nach der Abschlussversammlung müssen die Ergebnisse in einem Protokoll zusammengefasst werden. Dies ist die Aufgabe der Protokollführung, die aus ihren Notizen während der Sitzung ein zusammenhängendes Protokoll erstellt. Eine Vorlagendatei haben wir rechts unter "Downloads" abgelegt. In dieser findet ihr auch bereits vorformulierte Sätze, die ihr so übernehmen könnt. 

Was gehört in ein Abschlussprotokoll? 

Das Abschlussprotokoll zeichnet den Verlauf der Abschlussversammlung nach und fasst die zentralen Entscheidungen zusammen. Dazu gehören alle formalen Beschlüsse sowie die Ergebnisse der Abstimmungen. Das Abschlussprotokoll ist ein wichtiges Dokument, welches ihr später auch beim Finanzamt abgeben müsst. Lasst hier also besonders viel Sorgfalt walten und lest auf jeden Fall mehrmals Korrektur. 

Diese Inhalte sollten sich auf jeden Fall im Abschlussprotokoll wiederfinden: 

• Ort und Tag der Abschlussversammlung
• Die Namen der Versammlungsleitung und der Protokollführung 
• Die Namen aller anwesenden Teamitglieder
• Tagesordnung
• Wie viele Personen haben dafür gestimmt, sich enthalten oder abgelehnt? Zählt bei jeder Abstimmung durch und haltet die Abstimmungsergebnisse fest. 
• Gefasste Beschlüsse (z.B. offizieller Beschluss über die Auflösung des Vereins) 
• Unterschrift der Protokollführung und des 1. Vorsitzenden