Veranstaltungen, Einkauf und allgemeine Organisation

Die Abteilung Personal/Organisation ist das Rückgrat eures Unternehmens. Ihr kümmert euch um die Organisation des gesamten Unternehmens und stellt sicher, dass alle ihre Arbeit gut erledigen können. Eure stärksten Talente sind deswegen Zuverlässigkeit und Organisationsstärke. Ihr habt dafür aber große Freiheiten bei der Organisation und könnt das Unternehmen entscheidend mitgestalten.

Externe Anfragen gehen zunächst immer bei euch ein – ihr seid die Schnittstelle zur Außenwelt für euer Unternehmen. Ihr entscheidet bei jeder Nachricht, welche Abteilung sich damit beschäftigen muss.

Für den Vorstand ist eine gut funktionierende Personal- und Organisationsabteilung die Basis erfolgreicher Arbeit. Sie nimmt ihm viel organisatorische Arbeit ab und ist auch für das Personal verantwortlich. 

Folgende Aufgaben werden dementsprechend der Kern deines Arbeitsfeldes sein:

In regelmäßigen Abständen sollten sich alle Teammitglieder und eure betreuenden Lehrkräfte zusammensetzen, um die anstehenden Aufgaben für euer Unternehmen zu besprechen. Um immer alle auf dem Laufenden zu halten, sollte die Personal- und Organisationsabteilung gemeinsam mit dem Vorstand besprechen, welche Abstände zwischen Unternehmenssitzungen sinnvoll sind. Damit die Sitzungen nicht zu lang werden, solltet ihr besser kürzere Abstände wählen und dafür dann mehrere Treffen organisieren. Die Abteilung Personal/Organisation kümmert sich dann gemeinsam mit dem Vorstand um eine gute Besprechungszeit, einen passenden Raum, Getränke sowie eventuell ein paar Snacks und wenn nötig auch die Technik (z. B. einen Laptop und einen Beamer).

Neben der oben genannten Organisation der Unternehmenssitzungen gehört auch die Protokollierung des Inhalts zu den Aufgaben der Abteilung Personal/Organisation. Dazu fertigt ihr Ergebnisprotokolle an, in denen die zentralen Entscheidungen der Sitzung aufgeschrieben werden. Diese dienen sowohl der Berichterstattung gegenüber der JUNIOR Geschäftsstelle als auch der Information abwesender Teammitglieder, damit hinterher alle auf dem gleichen Informationsstand sind. Außerdem habt ihr so eine Gedächtnisstütze, falls ihr später Entscheidungen noch mal nachschauen wollt.

Überlegt euch, wie ihr am besten für unterschiedliche Zielgruppen, die Presse und andere Interessierte erreichbar sein wollt. Grundsätzlich solltet ihr eine Unternehmens-E-Mail-Adresse – zum Beispiel bei web.de oder einem ähnlichen Anbieter – einrichten. Darüber hinaus könnt ihr euch auch überlegen, ob ihr über die sozialen Medien oder per Telefon erreichbar sein wollt. Das Betreiben von Unternehmensseiten in den sozialen Medien ist eigentlich die Aufgabe des Marketings. Hier könnt ihr aber die Abteilung Marketing unterstützen, indem ihr mit den Kunden kommuniziert. Alle eingehenden Nachrichten werden von euch durchgesehen und der richtigen Abteilung zugeleitet.

Die JUNIOR Geschäftsstelle bietet zahlreiche Zusatzangebote wie der Landeswettbewerb, Messen oder sonstige Veranstaltungen an, zu denen sich die JUNIOR Unternehmen bewerben können. Die Bewerbung ist Aufgabe der Abteilung Personal/Organisation.

Wenn ihr euch für den JUNIOR Landeswettbewerb qualifizieren möchtet, gehört es ebenfalls zu eurer Aufgabe, zum in der Einladung genannten Stichtag einen Geschäftsbericht zu erstellen

Aufgabe dieser Abteilung ist es, dass immer genügend Materialien für die Produktion vorhanden sind – und das in guter Qualität und zum günstigsten Preis. Das Gleiche gilt für Werkzeuge, Maschinen oder Hilfsmittel (z. B. Putzmittel beim Reinigungsservice), die bei der Produktion benötigt werden. Ihr solltet Augen und Ohren offenhalten und auch regelmäßig recherchieren, ob es nicht zwischenzeitlich bessere Angebote für eure Einkäufe gibt. So haltet ihr eure Kosten niedrig und erhöht damit den Gewinn.