Vorbereitungen für die Arbeit treffen

Bevor ihr mit euren Aufgaben zum Management der Finanzen in der Schülerfirma loslegen könnt, müssen noch ein paar Vorbereitungen getroffen werden, damit ihr später für die Arbeit immer alles wiederfinden könnt. In der Finanzabteilung ist es sehr wichtig, dass ihr genau arbeitet, weil ihr die Personen seid, die das Kapital der Schülerfirma verwaltet. 

In der Arbeit in der Finanzabteilung werdet ihr viel mit Belegen zu tun haben. Ein Grundsatz der Buchführung lautet nämlich: "Keine Buchung ohne Beleg!". Das bedeutet, dass ihr für jeden Posten, den ihr in die monatliche Buchführung im JUNIOR Portal eintragt, einen Beleg haben müsst, der die Ein- bzw. Auszahlung beweist. 

Der Begriff "Beleg" ist im Prinzip schnell erklärt. Hierunter sind alle Dokumente zu verstehen, die einen Zahlungsvorgang in Rahmen der Arbeit eurer Schülerfirma beweisen. Zum Beispiel könnte dies ein Kassenbon sein, den ihr bekommen habt, als ihr Bestandteile für euer Produkt gekauft habt. Genauso ist die Kopie einer Quittung für ein verkauftes Produkt ein Beleg.

Ihr seht: Mit Belegen kommt ihr an vielen verschiedenen Stellen in Berührung. Diese müsst ihr mindestens für die Zeit der Schülerfirma, aber auch noch für einige Zeit danach aufbewahren. Aus diesem Grund solltet ihr euch ein Ordnungssystem überlegen, mit dem ihr stets alle Belege schnell und einfach wiederfinden könnt. 

Über das Jahr kommen viele Belege auf euch zu, die ihr aufbewahren müsst: Rechnungen von Einkäufen oder Quittungen von Verkäufen zum Beispiel. Schafft euch ein System, um diese Belege geordnet abzulegen bzw. diese zunächst sogar zu erfassen. 

Mit der langfristigen Sammlung von Belegen dokumentiert ihr alle Zahlungsströme in eurem Unternehmen. Am einfachsten und kompaktesten funktioniert dies, wenn ihr euch einen Aktenordner und mehrere verschiedenfarbige Trennblätter zulegt. Mit den Trennblättern könnt ihr nun nicht nur die Einnahmen von den Ausgaben trennen, sondern im Falle einer mehrjährigen Firma auch die jeweiligen Jahre voneinander trennen. 

Neben der langfristigen Sammlung von Zahlungsströmen kümmert ihr euch auch um die Erfassung der Belege, die z.B. bei Verkaufsaktionen gesammelt werden müssen. Für die Buchführung müsst ihr nach jeder Verkaufsaktion wissen, welchen Gesamtbetrag ihr durch den Verkauf von Produkten eingenommen habt. Überlegt euch deswegen ein System, wie ihr dies einfach und schnell für euer Unternehmen umsetzen könnt.