Kassenbuch führen

Bei der Führung eines Kassenbuches musst ihr bestimmte Grundregeln beachten, ohne die ein Kassenbuch für ungültig erklärt werden kann. Bitte lest euch diese genau durch und wendet sie auf euer Kassenbuch an. 

• Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Verkaufsvorgang muss einzeln im Kassenbuch eingetragen werden. Wie ihr eine Verkaufsaktion am besten im Kassenbuch verzeichnet, findet ihr weiter unten.  
• Zeitnahe Erfassung: Die Eintragung muss jedoch nicht während des Verkaufs passieren, sondern kann täglich bzw. nach jeder Verkaufsaktion nachgeholt werden. Legt euch dafür aber auf jeden Fall eine Strichliste zurecht, auf der ihr während des Verkaufs bereits zählt, wie viele Artikel ihr verkauft habt. Ihr braucht diese zusammen mit der Abrechnung der Verkaufsaktion als Beleg für die Kassenführung. 
• Nachvollziehbarkeit: Jeder muss mit Hilfe des Kassenbuchs nachvollziehen können, wofür das Geld eingenommen bzw. ausgegeben wurde. Gebt euren Artikeln und Ausgaben eindeutige Beschreibungen, sodass auch jemand, der vorher nichts mit dem Kassenbuch zu tun hatte, auf einen Blick sehen kann, um welche Buchungen es sich handelt.
• Unveränderbarkeit: Es darf kein Eintrag im Kassenbuch im Nachhinein verändert werden. Die Einträge müssen mit Stiften gemacht werden, die später nicht gelöscht werden können (also keine Bleistifte oder Füller mit löschbarer Tinte). Wenn ihr versehentlich einen Fehler gemacht habt, muss dieser durch eine Korrekturbuchung neutralisiert werden. Achtet außerdem darauf, keine Leerzeilen zu machen. 
• Sprache: Kassenbücher müssen auf deutsch geführt werden. 
• Keine Buchung ohne Beleg: Für jeden Eintrag müsst ihr einen Beleg vorweisen können. Sammelt bei Ausgaben (z.B. dem Einkauf von Materialien) den Kassenbeleg ein und bewahrt ihn gut auf. Wenn ihr bei Verkaufsaktionen mit Strichlisten oder Quittungen gearbeitet habt, müsst ihr diese ebenfalls behalten. Einen "Eigenbeleg" stellt ihr aus, wenn ihr einen Beleg mal verloren habt oder er zum Beispiel nicht mehr lesbar ist. Ihr tragt dann auf diesem Beleg ein, wie viel ihr ausgegeben habt und für was der Betrag angefallen ist. Gebt zuletzt noch einen Grund an, warum ihr keinen Originalbeleg habt. 
• Aufbewahrungspflicht: Alle Kassenbücher sowie alle Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. 

Eine Pflicht zu einem handschriftlichen Kassenbuch gibt es nicht. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die Einträge niemals geändert werden können und dürfen, sodass eine einfache Eintragung in MS Excel nicht erlaubt ist. Auf dem Markt gibt es jedoch unzählige Apps und Programme, die die Grundsätze für ein Kassenbuch erfüllen. Schaut euch gerne mal um! 

Ein Kassenbuch muss eine bestimmte Form haben, die aber recht einfach herzustellen ist. Nehmt euch euer Kassenbuch vor und unterteilt die Seite in acht Spalten. Diese Spalten werden nun mit folgenden Überschriften versehen: 

• Einnahme/Ausgabe: Hier tragt ihr bei jedem Vorfall ein, ob ihr das Geld eingenommen oder ausgegeben habt. 
• Datum des Geschäftsvorfalls: Tragt das Datum ein, an dem die Einnahme/Ausgabe angefallen ist. 
• Belegnummer: Jeder Beleg muss zur einfacheren Zuordnung mit einer Nummer gekennzeichnet werden. Hiermit macht ihr euch auch das Wiederfinden einfacher. Wenn ihr nochmal etwas nachschauen wollt und seht, dass zur Buchung der Beleg Nr. 2 gehört, könnt ihr schneller im Ordner den richtigen Beleg finden. Belege aus Geschäften klebt ihr am besten auf ein DINA4-Papier und nummeriert dieses. Diese Nummer tragt ihr dann im Kassenbuch ein. 
• Buchungstext zur Erläuterung der Buchung: Aus welchem Grund habt ihr die Buchung durchgeführt? In dieser Spalte tragt ihr ein, wofür das Geld eingenommen oder ausgegeben wurde. Nicht vergessen: Alle Eintrage müssen genau betitelt werden, damit auch dem Unternehmen fremde Prüferinnen und Prüfer sofort nachvollziehen können, worum es bei dieser Eintragung geht. 
• Betrag und Währung der Buchung: Hier tragt ihr nun ein, welcher Betrag eingenommen oder ausgegeben wurde. Bei jedem Betrag muss dahinterstehen, in welcher Währung die Einnahme oder Ausgabe vorgenommen wurde. Wenn ihr nur in Deutschland Geschäfte tätigt, wird dies immer der Euro sein. 
• Umsatzsteuersatz und enthaltene Umsatzsteuer: Die nächsten beiden Spalten sind Pflicht für das Kassenbuch, für euch aber nicht notwendig. Würdet ihr Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen, müsstet ihr hier den Steuersatz angeben und die Umsatzsteuer für jeden Eintrag ausrechnen. Da ihr keine Umsatzsteuer zahlt, könnt ihr die Spalten jeweils freilassen. 
• Aktualisierter Kassenstand: In der letzten Spalte tragt ihr nun ein, wie der neue Kassenstand aussieht. Habt ihr Geld in die Kasse gelegt, muss der Betrag in dieser Spalte steigen. Habt ihr aus der Kasse etwas bezahlt, verringert sich der Betrag. 

In der Seitenleiste findet ihr eine Vorlage, wie ein Kassenbuch aussehen könnte. Ihr könnt diese nutzen oder die entsprechenden Spalten in ein Notizbuch übertragen. 

Wie wir oben vorgegeben haben, dürft ihr Fehler in eurem Kassenbuch nicht einfach ausradieren oder durchstreichen. Trotzdem gibt es aber Wege, wie ihr Zahlendreher oder Fehler korrigieren könnt. Während ihr in der Buchführung im JUNIOR Portal den kompletten Betrag zunächst aufhebt und dann neu eintragt, werden beim Kassenbuch ledglich die Differenz ein- oder ausgebucht. Das bedeutet: Habt ihr zuviel im Kassenbuch vermerkt - also zum Beispiel 5 statt 3 Euro - müsst ihr die Differenz - in diesem Fall 2 Euro - ausbuchen. Wenn ihr weniger eingetragen habt, passiert dies dann entsprechend andersherum. 

In der Beschreibung müsst ihr klar kennzeichnen, dass es sich um eine Korrektur handelt und dort auch die Begründung mit angeben, warum korrigiert wurde. Auf diese Weise können auch Personen, die mit dem Kassenbuch nicht so viel zu tun haben, direkt nachvollziehen, warum ihr eine Korrektur vorgenommen haben.