Protokolle erstellen

Warum braucht man eigentlich Protokolle? Mitschriften jeder Unternehmenssitzung helfen euch, Entscheidungen oder Ideen auch in der Zukunft besser nachvollziehen zu können. Als Mitarbeiter in der Abteilung Personal/Organisation ist es eure Aufgabe, die Protokolle für das Unternehmen zu erstellen.

Tagesordnungspunkte (sogenannte TOP) strukturieren eure Sitzung, bevor sie überhaupt angefangen hat. In der Regel legt der Vorstand fest, welche Themen während einer Sitzung besprochen werden. Ihr könnt aber auch vereinbaren, dass Teammitglieder eigene TOP mit auf die Themenliste für die nächste Besprechung setzen dürfen. Eine Liste mit TOP könnte z. B. so aussehen:

• TOP 1: Fragen zum letzten Protokoll
• TOP 2: Aktuelle Berichte aus den Abteilungen
• TOP 3: Planung des Verkaufsstands auf dem Wochenmarkt
• TOP 4: Präsentation der Marketingabteilung zum Thema Social-Media-Aktivitäten
• TOP 5: Sonstiges

Zu jedem Tagesordnungspunkt solltet ihr folgende Aspekte notieren:

• WORÜBER wurde diskutiert?
• WELCHE Argumente und Ideen wurden angeführt?
• WAS wurde entschieden?
• WIE ist das weitere Vorgehen?
• WER ist verantwortlich?
• Bis WANN soll die Aufgabe erledigt werden?

Vor Beginn jeder neuen Sitzung wird das Protokoll der letzten Sitzung durchgelesen, um zu überprüfen, ob die niedergeschriebenen Vorhaben umgesetzt worden sind. Achtet im Protokoll darauf, ganze Sätze zu schreiben, die jeder versteht.

Entlang der Protokolle könnt ihr nach einiger Zeit die Geschichte eures Unternehmens nachverfolgen. Ihr seht, wie sich Ideen entwickelt haben, wo Probleme entstanden sind und wie diese gelöst wurden. Dies vereinfacht die Erstellung eines Geschäftsberichts oder einer Unternehmenspräsentation.

JUNIOR stellt euch hier eine Protokollvorlage zur Verfügung und zeigt euch Beispiele für besonders gute, aber auch nicht so gute Protokolle.