Prozessmanagement

Die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung erfordert mehrere aufeinanderfolgende Tätigkeiten. Zusammengenommen werden diese einzelnen Tätigkeiten, die auf ein bestimmtes Ziel hin ausgerichtet sind, als Prozess bezeichnet. Das Ziel des Herstellungsprozesses lautet z.B. „Herstellung einer Produkteinheit“.

Das besondere an Prozessen ist, dass sich die einzelnen Teilaufgaben immer in der gleichen Reihenfolge wiederholen. Diese Eigenschaft ist typisch für Prozesse und bietet Sicherheit durch klare Muster, Regeln und Verantwortlichkeiten.

Neben der Ausführung der Produktionsschritte, müsst ihr in der Technikabteilung die einzelnen Arbeitsschritte für die Herstellung einer Produkteinheit ordnen, d.h. in eine logische Reihenfolge bringen. Dafür müsst ihr zuerst den Prozess der Herstellung oder der Leistungserbringung dokumentieren.

Einen Prozess zu dokumentieren bringt die folgenden Vorteile mit sich:

• Durch die Dokumentation entsteht eine Ordnung der einzelnen Tätigkeiten.
• Die Dokumentation einzelner Schritte ermöglicht es, immer den aktuellen Fortschritt bei der Herstellung nachzuvollziehen.
• Den einzelnen Arbeitsschritten lassen sich Personen und damit Verantwortlichkeiten zuordnen. So entstehen weniger Missverständnisse darüber, wer in der Schülerfirma wofür zuständig ist.
• Die Dokumentation führt automatisch zu einer Zeitersparnis, weil sich Nachfragen und Unterbrechungen in der Produktion verringern.
• Schwachstellen oder unlogische Aufgabenreihenfolgen werden durch die Dokumentation aufgedeckt und dadurch der Prozess verbessert.

Die einzelnen Arbeitsschritte stichpunkthaltig und der Reihenfolge nach aufzulisten, ist der einfachste Weg, den Herstellungsprozess zu dokumentieren. Es genügt, wenn 2-3 Mitarbeiter aus der Technikabteilung diesen Job übernehmen.

Dokumentiert die Schritte am besten mit einem „Laufzettel“. Vorab müsst ihr euch einen Startpunkt überlegen. Dies kann z.B. „Eingang einer Bestellung“ sein. Da viele Schülerfirmen ihre Produkte vorproduzieren, könnte auch die „Planung der Produktionsmenge“ ein sinnvoller Startpunkt sein.

Zu kleinteilig sollten die einzelnen Schritte nicht sein, weil sonst die Dokumentation zu lang und unübersichtlich wird. Wie so oft gilt es ein gesundes Mittelmaß zu finden.

Das Beispiel unterteilt den Prozess in „Mengenplanung“, „Werkstattvorbereitung“ und „Herstellung einer Produkteinheit“. Bestimmte Tätigkeiten können in einem Prozess parallel ablaufen (siehe Beispiel Werkstattvorbereitung). Dies solltet ihr in der Dokumentation kennzeichnen.

Nach der Prozessdokumentation ist es sinnvoll, einen Prozess grafisch abzubilden. Die Abbildung macht den Ablauf deutlich und für andere Personen nachvollziehbar.

In Form von Ablauf- oder Flussdiagrammen ist die Darstellung am einfachsten. Die Diagramme könnt ihr auf Papier oder mit Hilfe eines Computerprogramms erstellen.

Weiterführende Darstellungen enthalten sog. Verzweigungen. Im unteren Beispiel kann die „Prüfung der Bestände“ zwei unterschiedliche Ergebnisse hervorbringen. Entweder es ist genügend Material im Lager oder aber die Bestände reichen nicht aus. Das Ergebnis der Prüfung (JA oder NEIN) führt zu unterschiedlichen Folgetätigkeiten. Im Beispiel führt die Verzweigung bei einem „NEIN“ zu einem kurzen „Umweg“. Eine Verzweigung kann auch einen komplett neuen Weg einschlagen.