Ordnung in das Aufgabenchaos bringen - Aufgaben passend verteilen

Eine gute Koordination ist wichtig für ein gut laufendes Unternehmen. Sie löst Probleme, vermeidet Doppelarbeit und führt dazu, dass sich alle der Unternehmensziele bewusst sind. 

Als Vorstand solltest du mit den einzelnen Abteilungen sowie deren Aufgaben vertraut sein, regelmäßig im Austausch mit den Abteilungsleitungen stehen sowie Gespräche mit den Teammitgliedern führen. Du setzt Ziele und packst in den Abteilungen mit an, wenn die Situation es erfordert (z. B. bei krankheitsbedingtem Ausfall oder zum Einhalten eines Termins). 

Sorge für eine offene Kommunikation der Aufgaben und Zielerreichung. Stelle Informationen für alle Teammitglieder zur Verfügung, z. B. als ausgedruckter Arbeitsplan oder durch Post-its an der Wand. Durch Offenheit schaffst du nicht nur Vertrauen zu deinen Teammitgliedern –durch die Auseinandersetzung mit euren Zielen und Leistungen steigert ihr die Qualität eurer Arbeit. 

Achte dabei vor allem auf eine eindeutige Verteilung der Zuständigkeiten und Aufgaben. Es ist wichtig, dass jeder weiß, wofür er zuständig ist. Wenn Aufgaben nicht klar verteilt werden, werden sie nur halbherzig oder gar nicht erledigt. 

Nachfolgend ein paar Ideen, wie du alle Teammitglieder regelmäßig über sämtliche Vorgänge informieren kannst: 

• Informationskette: Du gibst Informationen (z. B. von der JUNIOR Geschäftsstelle) an die Abteilungsleitungen weiter. Jede Abteilungsleitung ist dazu verpflichtet, diese an die Teammitglieder der Abteilung weiterzuleiten.
• Jour Fixe: Ihr plant einen festen Zeitraum an einem Tag der Woche (z. B. zu Beginn der Unterrichtsstunde) ein, wo ihr über Neuigkeiten sprecht und Informationen austauscht.
• Gruppen-Chat: Ihr erstellt Messenger-Gruppe (z. B. WhatsApp, Telegramm oder Signal) mit allen Teammitgliedern.
• Digitale Hilfsmittel: Schaue, welche Möglichkeiten es gibt, Teamarbeiten mit Apps und Onlinediensten zu unterstützen. Gute Lösungen sind beispielsweise Tools wie Trello, Asana oder Microsoft To Do. Diese helfen, gemeinsame Aufgaben effizient zu verwalten.