Wie oft wollen wir uns treffen? Sitzungen im JUNIOR Unternehmen

Im JUNIOR Unternehmen könnt ihr selbst bestimmen, wie oft und wie lange ihr euch zu Sitzungen trefft. Empfehlenswert ist wöchentlich eine kurze (ca. 15 Minuten) und mindestens einmal monatlich eine längere Besprechung (ca. 45 Minuten). 

Als Vorstand bist du für die Organisation und Leitung von Sitzungen verantwortlich. Du berufst also Sitzungen ein, stellst die Tagesordnung auf und leitest die Sitzungen. 

Macht eure Sitzungen kurz und produktiv. Dabei helfen ein fortlaufender Rhythmus, eine feste Zeit und ein fester Ort. Als Vorstand bereitest du die Sitzung vor: 

• Termin und Treffpunkt festlegen
• Vorschläge der Teammitglieder für eigene Tagesordnungspunkte (TOP) einsammeln
• TOP festlegen (evtl. mit Zeitvorgaben für die Diskussion) und vor der Versammlung an die Teammitglieder versenden 
• Gesprächsatmosphäre schaffen, d. h. einen möglichst ruhigen Raum suchen und für genügend Tische und Stühle sorgen
• Falls vorhanden: Smartboard oder Beamer schon vor Beginn der Sitzung startklar machen

Bevor ihr mit der Besprechung beginnt, prüft der Vorstand die Anwesenheit und liest das Protokoll der letzten Sitzung vor. Dies sollte bei jeder Besprechung TOP Nr. 1 sein. Das Protokoll zu schreiben, ist Aufgabe der Abteilung Personal/Organisation. 

Moderation und Sitzungsleitung

Vom Stuhl aus moderiert und leitet es sich schlecht. Als Vorstand stehst du bei Besprechungen lieber vor den Teammitgliedern. So hast du einen besseren Überblick. Für Redebeiträge heben die Teammitglieder wie im Unterricht die Hand. Bei mehreren Wortmeldungen gibt es einen Trick, um die Reihenfolge im Blick zu behalten: Jeder zeigt mit den Fingern der erhobenen Hand seine „Nummer“ an, also 1, 2, 3 usw.  

Thema und Zeit im Blick behalten 

Bei größeren Gruppen kann es passieren, dass man sich in der Diskussion verliert. Als Vorstand hast du das Thema und den TOP stets im Blick. Falls die Gruppe abschweift, kannst du notfalls unterbrechen. Achte auch darauf, dass die Reihenfolge der TOPs eingehalten wird. 

Ergebnisse zusammenfassen 

Getroffene Entscheidungen werden vom Vorstand mündlich zusammengefasst und in das Protokoll aufgenommen. 

Die Abteilung Personal/Organisation erstellt das Protokoll. Dies sollte möglichst direkt im Anschluss erfolgen, wenn die Erinnerung noch frisch ist. Bevor das Protokoll an alle Teammitglieder verschickt wird, überprüft der Vorstand, ob die besprochenen Themen vollständig und richtig erfasst wurden.

In eurer Funktion als Vorstand könnt ihr außerordentliche Sitzungen einberufen. Außerordentlich ist eine Sitzung, wenn sich das Team außerhalb des gewöhnlichen Terminplans trifft – z. B. wegen unvorhergesehener oder aktueller Ereignisse. Gründe für außerordentliche Sitzungen können z. B. Vorbereitungen für eine große Verkaufsaktion oder auch Streitigkeiten im Team sein. Als Vorstand musst du ein Gespür dafür entwickeln, wann der Gesprächsbedarf hoch ist und eine Sondersitzung notwendig wird. 

Nicht bei allen Diskussionen und Entscheidungsfindungen müssen immer alle Teammitglieder beteiligt sein. Insbesondere in JUNIOR Unternehmen mit mehr als zehn Personen besteht die Gefahr, dass sich Diskussionen und Entscheidungen unendlich in die Länge ziehen. Manchmal ist die Zeit auch einfach zu knapp, weil Entscheidungen kurzfristig getroffen werden müssen. Wie könnt ihr dieses Problem lösen? 

Als Vorstand alle Entscheidungen allein zu treffen, ist keine Lösung. Damit vernachlässigst du die Meinungen deines Teams. Besser ist, wenn du als Vorstand ausgewählte Teammitglieder in die Entscheidungsfindung mit einbeziehst.